财务需要合同原件的原因主要有以下几点:
合规性
合同是联系企业员工和客户的重要文件,所有经营活动都围绕合同要求展开。财务部门需要依据合同进行跟进和记录,确保业务操作符合合同条款,避免增加不必要的成本费用。
税务风险管控
发票、合同、资金、物流等多流合一,是涉税业务管控的核心。财务部门需要核对开具或收到的发票与合同约定的内容是否存在差异,确保合规性,避免未来可能出现的法律责任。
法律证明力
合同原件具有法律证明力,是合同法规定的“书面形式”中最具有法律证明力的一种。在证据学上,合同原件可被认定为直接证据和原始证据,法院一般都予以直接采信。
账务核对与预算
财务部门需要根据合同实际所记载的标的额做出预算,并进行账务核对。合同原件是进行这些工作的基础,有助于确保账目准确无误。
审计与备查
合同原件通常需要放在档案柜内备查,以便在需要时能够迅速提供相关证据。此外,在税务审计或公司内部审查时,合同原件也是必不可少的。
综上所述,财务部门需要保留合同原件,主要是为了确保合规性、防范税务风险、作为法律证据、便于账务核对和审计备查。